Grundsätzlich ist dem Arbeitgeber jedes Wissen erlaubt, das in Zusammenhang mit der Arbeit oder dem Nachkommen seiner Pflichten gegenüber dem Arbeitnehmer steht.

Den Familienstand, die Kinderzahl, die Staatsangehörigkeit oder auch die religiöse Zugehörigkeit darf der Chef für die Gehaltsabrechnung also speichern. Jedoch muss der Chef persönliche Daten wie die Berufsausbildung oder Sprachkenntnisse vertraulich behandeln.

Sogenannte sensible Daten wie ethnische Zugehörigkeit, sexuelle Orientierung oder politische Meinung dürfen weder erfragt, noch gespeichert werden.

Nach der Kündigung dürfen Gehaltsabrechnungen bis zu zehn Jahre gespeichert werden. Beurteilungen oder persönliche Daten müssen nach einem halben Jahr gelöscht werden.