Die Vorteile online zu arbeiten und seine Arbeit dadurch zu unterstützen wurden in den letzten Jahren häufig uneingeschränkt betont und werden es noch immer. Online-Tools wie Wikis, E-Mails oder Blogs dienen einem schnellen Informationsaustausch und ermöglichen eine schnelle Überlieferung von Wissen. Die Zusammenarbeit kann unabhängig vom Aufenthaltsort und sogar in unterschiedlichen Zeitzonen erfolgen.

Problematisch wird es bei Missverständnissen oder Problemen in der Kommunikation. Der Sprecherwechsel lässt sich bei Videokonferenzen deutlich schwerer festlegen, als bei persönlichen Diskussionen. Auch der wahre Sinn oder die Intention einer Aussage lassen sich nicht immer eindeutig bestimmen, wenn online kommuniziert wird. Emotionen können häufig nicht erkannt werden, vor allem, wenn man den Geschäftspartner nicht persönlich kennt. Nonverbale Zeichen, wie sie bei Meetings sonst eine so große Rolle spielen, um die Diskussion angenehm und erfolgreich zu gestalten, fehlen da oft komplett.

Daher ist es wichtig zu wissen, wann und wie die Online-Kommunikation effizient eingesetzt werden kann.

In der Phase der Ideenfindung kann ein Austausch per E-Mail oder Chat sehr aufschlussreich sein. So können auch zurückhaltende Kollegen ihre Vorschläge mutiger einbringen.

Bewertende Kommunikation sollte immer besser offline erfolgen, um Mimik und Gestik angemessen einbeziehen und bewerten zu können. Das gilt auch für die Teamgründung und -etablierung. Um ein Gemeinschaftsgefühl herzustellen, sollten sich die einzelnen Mitglieder persönlich kennenlernen. Dadurch kann Vertrauen aufgebaut und belastbar gemacht werden.

Kriselt es im Team, weil eine kritische Phase des Projekts bewältigt werden muss, sollte ein Meeting einberufen werden. So kann die Eskalation besser kontrolliert oder vermieden werden. Wird die rein schriftliche Verständigung fortgeführt, verlieren die Gruppenmitglieder schnell aus den Augen, wer da am anderen Ende der Leitung sitzt und können sich schlechter in den anderen und seine Probleme hineinversetzen.

Die Bedeutung persönlicher Treffen sollte daher nicht unterschätzt werden.